Newsletter Tecnica Edizione di Martedi 6 aprile 2010 Gentile client(e), Oxatis Le permette ora di generare le fatture legate ai suoi ordini. E' un' avanzata importante e attesa, che migliorerà la soddisfazione dei suoi clienti e Le farà guadagnare del tempo ! Scoprirà anche che abbiamo migliorato profondamente il monitoraggio degli ordini nella sua piattaforma e-commerce. Monitoraggio degli ordini I principali cambiamenti Il monitoraggio degli ordini ha evoluto, per esempio : • L'anteprima di un ordine diventa visibile cliccando sul suo numero nella colonna di sinistra. • Le proprietà sono ora visualizzate in una schermata con delle linguette. NB : è possibile aprire tutte le linguette cliccando sul pulsante "+" in alto a destra della lista delle linguette. • I campi relativi agli indirizzi di fatturazione e di consegna sono ora modificabili a volontà. Se sono modificati, la scheda del cliente associato all'ordine è automaticamente aggiornata. • Un nuovo campo "Nota Interna" permette di registrare delle informazioni non pubblicate sull'ordine, un filtro permette di ricercare in questo campo per l'insieme degli ordini. Evoluzioni degli ordini e gestione dello stock I trattamenti dell'evoluzione degli ordini sono stati rivisti. Nelle proprietà dell' ordine, troverà delle nuove azioni : "Validare l'ordine", "Annullare l'ordine" e "Eliminare l'ordine". Queste operazioni sono disattivate quando non sono possibili. Per esempio, è impossibile validare un ordine già validato o (come lo vedrà di seguito) di eliminare un ordine associato ad una fattura. Secondo lo stato dell'ordine e dell' azione effettuata, una schermata ricapitolativa puo' essere proposta per la gestione dello stock. Concretamente, se annulla un ordine, lo stock degli articoli associati sarà ri-accreditato. Fatturazione Preamboli e informazioni importanti riguardanti la fatturazione • Le fatture sono dei documenti legali. E' importante fare il punto con il suo commercialista sulle menzioni legali che deve obbligatoriamente pubblicare nell'intestazione e nel piè delle sue fatture. Questo dipende dallo status della sua azienda o della sua attività. • Un' ordine per il quale una fattura è stata emessa non puo' più essere modificata o eliminata, è un' obbligazione legale. • La numerazione delle fatture è lineare e crescente nel tempo, anche questo è un obbligazione legale. Ha la possibilità di scegliere il numero iniziale per la prima fattura durante l'attivazione della fatturazione. Puo' anche fare precedere ogni numero da un prefisso alfanumerico o datato (Esempio : "2010-04-", la datazione è automatica). Gestione delle proprietà della fatturazione Prima di potere generare delle fatture, deve attivare la gestione della fatturazione. Nel monitoraggio degli ordini, clicca sul pulsante [Proprietà di fatturazione]. Attenzione, prima di attivare questa funzionalità, deve prealabilmente configurare e testare la visualizzazione delle sue fatture. Per farlo, completa unicamente le zone d'intestazione e di piè di pagina di fattura, poi salva. Pre-visualizza poi la fattura d'esempio. Di default, la previsualizzazione si fa utilizzando l'ultimo ordine confermato. Nessuna fattura è generata fisicamente durante la previsualizzazione. A partire del momento che è sodisfatto dell' apparenza della sua fattura, puo' attivare la fatturazione. Generazione delle fatture La generazione delle fatture è integrata agli stati d'avanzamento. Le ricordiamo che gli stati d'avanzamento raggruppano le tappe della vita di un ordine. Durante l'aggiunta di un stato d'avanzamento, una nuova casella da selezionare "Generare la fattura" è disponibile. Selezionare questa casella provoca la generazione della fattura. Attenzione, una volta la fattura creata per l'ordine, non è più possibile tornare indietro, il numero di fattura è attribuito, non puo' essere annullato o riutilizzato ! L'utilizzo degli stati d'avanzamento permette di notificare il cliente per indicarli che la sua fattura è disponibile. Seguendo il link contenuto nel messaggio inviato dal sistema, il cliente puo' facilmente accedere alla cronologia dell'ordine e stampare la sua fattura. Alcune domande/risposte Quale sono le condizioni richieste per generare delle fatture ? • La fatturazione deve essere attivata. • L'intestazione e il piè di pagina delle fatture devono essere in conformità con le sue obbligazioni legali per il suo status e la sua attività. • L'ordine deve essere validato (suo pagamento confermato). Sono obbligato di passare da un stato d'avanzamento per generare le fatture dei miei ordini ? Si, è l'unico modo per gestirle che Le proponiamo. Nota pero' che è possibile generare una fattura senza notificare il cliente via mail poi di stamparla per inserirla nel pacco da consegnare. Ho annullato il mio ordine per errore, come posso recuperarlo ? Torna semplicemente nelle proprietà dell'ordine e clicca sul pulsante [Validare l'ordine], lo stato sarà aggiornato e gli stocks associati agli articoli saranno decrementati. Ho fatturato un ordine per errore, come posso eliminarlo ? Sfortunatamente, non è possibile eliminare un ordine fatturato. Deve in questo caso generare un buono per questo cliente. Per farlo, puo' creare uno sconto uguale all'importo del suo ordine e associarlo al suo cliente. Il nostro supporto utenti rimane alla sua disposizione per aiutarla e rispondere alle sue domande se necessario. Lo staff Oxatis